Servidores da Unifesspa vão participar de capacitação para utilizar sistema eletrônico de processos

A Universidade Federal do Sul e Sudeste do Pará (Unifesspa) adotará ainda nesse primeiro semestre sistema eletrônico para gestão de documentos e processos. Com o objetivo de aperfeiçoar os procedimentos de tramitação de processos na Instituição e considerando a importância de seu adequado manuseio, o Protocolo Central proporcionará treinamento aos servidores.

Eles serão convocados a participarem do treinamento no Módulo de Protocolo no Sipac (Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos), onde será observado como se dará a abertura, encaminhamentos e outros procedimentos em processos. O Sipac é o sistema oficial para comunicações internas e cadastro de processos eletrônicos no âmbito da Unifesspa.

A capacitação deverá alcançar mais de 60 servidores, que serão indicados pelos gestores das unidades e órgãos da Universidade. Além de qualificar os servidores para executar corretamente a tramitação eletrônica dos diversos processos administrativos, a medida favorecerá o aumento da produtividade nos procedimentos operacionais com a modalidade eletrônica dos processos administrativos e possibilitará o início da primeira fase da implantação do Unifesspa PEN.

O treinamento aos servidores será realizado entre os dias 25 a 28 de fevereiro, no Laboratório do ICH, localizado na unidade I, em Marabá. Nesta formação, a coordenadora do Arquivo Central da Unifesspa, Josiene da Silva Queiroz Campos, e o chefe do departamento de sistemas administrativos, Rogério Carvalho dos Santos, apresentarão aos servidores o módulo de Protocolo no Sipac. O treinamento terá uma abordagem prática e os servidores presentes utilizarão o Ambiente de Teste do sistema para simular situações.

Durante os eventos serão apresentados os aspectos legais da implantação, a metodologia, o manual de processos eletrônicos, os modelos eletrônico e híbrido, os cenários de uso, o cronograma de implantação, a portaria de implantação e também será disponibilizado um momento para questionamentos do público participante.

Serão formadas 02 turmas de capacitação com intuito de receber, pelo menos, um servidor de cada unidade da Unifesspa. A capacitação terá carga horária total de 20 horas que poderá ser usada como créditos para efeitos de progressão. Novas turmas serão oferecidas progressivamente ao longo das etapas de implantação.

Benefícios

O Unifesspa PEN é uma ação conjunta do Protocolo Central e CTIC e vai proporcionar uma série de benefícios para a Unifesspa e comunidade em geral, como economia de recursos naturais e de insumos, sustentabilidade, logística, espaço físico para o armazenamento dos documentos, maior transparência no acesso às informações, rapidez na tramitação de processos, e agilidade na tomada de decisões, dentre outros.

A implantação do processo eletrônico será feita de forma gradativa, para um melhor acompanhamento e adaptação dos usuários. Neste primeiro momento, serão implantados os processos eletrônicos relativos à substituição, assistência à saúde, progressão por capacitação, incentivo à qualificação, progressão por mérito técnico administrativo, admissão, contratação de estagiários, pagamento de auxílios, bolsas de ensino, pesquisa e extensão e colação de grau.

A meta é que se tenha a abertura, acompanhamento e acesso a todos os Processos Administrativos na íntegra em meio digital até o final de maio. Esta exigência atuará em conformidade com a Lei de Acesso à Informação, contribuindo com a transparência dos atos administrativos.

O protocolo

Em 2018 a Unifesspa movimentou uma quantidade de 81.804 processos/documentos ativos e arquivados, registrou 23.287 processos/documentos e abriu 6.299 volumes contendo 200 páginas cada volume. Com base nessas informações, evidenciou-se que a transposição do processo analógico para o digital, quanto os novos processos totalmente eletrônicos, podem se deparar com vários obstáculos que inviabilizem a mudança.

Por isso, houve a preocupação com a elaboração de um Plano para a Implantação do PEN, norteado por um projeto que delineia cada passo a fim de realizar a introdução da ferramenta tecnológica em conformidade com a legislação e capacitação da força de trabalho da Universidade.

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Cronograma

A capacitação seguirá o seguinte o cronograma: 

Turma I

Data: 25 e 26/02

Quantidade de Vagas: 39

Público Alvo: Servidores dos Institutos e Faculdades da Unifesspa

Local: Laboratório de Informática do ICH/Unidade I

Turma II

Data: 27 e 28/02

Quantidade de Vagas: 36

Público Alvo: Servidores da Administração Superior da Unifesspa (Pró-reitorias, secretárias, divisões, etc.) 

Local: Laboratório de Informática do ICH/Unidade I